Was ist ein PIM System?

Was ist ein PIM System?

Die Abkürzung PIM steht für Product Information Management – im Deutschen Produktinformationsmanagement genannt. Bei einem PIM System handelt es sich um Software, die eingesetzt wird, um Produktinformationen in einer einzigen Datenbank zu sammeln, zu verwalten, zu pflegen und zu veredeln.

Ein PIM System vereint alle vorhandenen Produktinformationen konsistent und zentral, auch aus Drittsystemen wie z. B. ERP- oder CMS-Systemen. Dadurch können Produktinformationen für alle Unternehmenszwecke online wie offline optimal eingesetzt werden. Die Prozesse beim Umgang mit Daten verbessern sich und ermöglichen es Geschäftsprozesse zu standardisieren.

Insgesamt sind die Anforderungen an die Produktkommunikation heute derart komplex geworden, dass die Daten ohne technische Unterstützung nicht mehr für jedes Verwendungsszenario und jeden Marketingkanal individuell aufbereitet werden können.
Ein PIM System dient der flexiblen, medienneutralen Verwaltung und Nutzung von Produktdaten. Es macht die Datenpflege extrem effizient und steigert den Nutzwert der Produktdaten enorm. Es wird damit zu einem unerlässlichen Instrument der Produktkommunikation und zu einer zentralen Datendrehscheibe (sog. The Single Source of Truth) für eine individuelle und ausgereifte Digital Business Strategie.

PIM Systeme leisten durch die ebenso einfache wie effiziente Verwaltung und Bereitstellung aller Produktdaten einen entscheidenden Beitrag zum Unternehmenserfolg.

Welche Produktdaten im PIM System verwaltet werden, hängt sehr stark von den Anforderungen und Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens ab. Produktbeschreibungen, Preise, Bilder und Medien aller Art, technische Spezifikationen, Lagerbestände u.v.m können mit einem PIM zentral gespeichert und bereitgestellt werden.

Warum ein PIM?

Der Verkauf von Produkten ist die Lebensgrundlage eines jeden Unternehmens. Im Zuge der digitalen Transformation steigen die Anforderungen an Qualität, Verfügbarkeit und Aktualität von Produktinformationen sehr schnell. Digitale Businessmodelle erfordern immer mehr und immer bessere Daten, um Mehrwerte und neue Dienstleistungen für Kunden zu ermöglichen. Nachfrage wird zunehmend kanalübergreifend im Internet, in Onlineshops, in Katalogen und individuellen Publikationen generiert. In diesem Zusammenhang fallen immer wieder Schlagworte wie crossmediales Marketing und Multichannelmarketing.

Die effiziente und flexible Handhabung von Produktdaten ist deshalb unabdingbar, wenn Absatzmärkte neu erschlossen oder konsequent ausgebaut werden sollen. Eine geschickt verknüpfte digitale Geschäftsstrategie stellt sicher, dass alle Touchpoints des Kunden optimal mit allen relevanten Informationen versorgt sind. Die Kunden haben an vielen Stellen Berührung mit Produktdaten – beispielsweise über Onlineshops, Social Media oder dem Etikett im Einzelhandel. Die Bindung und das Vertrauen der Kunden werden gestärkt, wenn all diese Daten konsistent und widerspruchsfrei sind.

Um sich gegen den Mitbewerb zu behaupten, wird der Faktor „Zeit“ für Unternehmen sowohl im B2B als auch im B2C immer wichtiger. Das Time-to-Market der Produktinformationen entscheidet über den Erfolg von Kampagnen. Absatz kann heutzutage nur noch dann effizient gefördert werden, wenn die Informationen den Empfänger auch schnell erreichen.

Durch einen stark reduzierten Aufwand bei der Datenpflege und -verwaltung können Kosten eingespart und Ressourcen besser genutzt werden.
Genau an dieser Stelle setzen PIM Systeme an, da sie helfen, Produktdaten zeitgleich an mehreren Stellen in Print- und Onlinemedien zielgruppenfokussiert schnell und effizient zur Verfügung zu stellen. Das ist ein sehr großer Wettbewerbsvorteil und sichert dem Unternehmen Marktanteile.

Welche Daten verwaltet ein PIM-System?

Das PIM System ist eine zentrale Plattform zur Verwaltung aller produktbezogener Informationen eines Unternehmens. Die Daten, die ein PIM speichert, hängen sehr stark vom Tätigkeitsfeld eines Unternehmens und dessen Produkten ab. Je nach Branche und Produkten werden in einem PIM unterschiedliche Produktinformationen erfasst. Folgende Informationen können Teil der gespeicherten Produktdaten in einem PIM System sein:

• Stammdaten der Produkte: Artikelnummern, Produktnamen, Farben, Maße, Gewichte, Preise, Herstellerdaten
• Technische Daten: Spezifikationen, Sicherheitsdatenblätter, Energieeffizienz, technische Dokumentationen
• Marketingdaten: Produktbeschreibungen, Werbetexte, Nutzenargumente, SEO-relevante Informationen
• Medieninhalte: Bilder, Videos, technische Zeichnungen, PDF-Datenblätter, 360°-Ansichten, Animationen
• Bestandsdaten: Verfügbarkeiten von Produkten in verschiedenen Lagern und / oder Filialen verfolgen und verwalten – meist durch Anbindung des PIM Systems an weitere Anwendungen wie Warenwirtschaft oder ERP-System
• Lokalisierte Inhalte: Übersetzungen und regionale Anpassungen für internationale Märkte
• Beziehungsdaten: Zubehör, Varianten, Ersatzteile, Cross- und Upselling-Optionen
• Klassifizierungen: Einteilung der Produkte in Kategorien
• Vertriebskanal-spezifische Informationen: Angepasste Inhalte für Webshops, Marktplätze sowie Printkataloge

Mit einem PIM System können alle relevanten Produktdaten an einem Ort gebündelt und zentral gepflegt werden. Der Aufwand für die Pflege der Produktdaten wird optimiert. Das Unternehmen profitiert dabei durch Zeit- und Ressourcengewinn.

Wie funktioniert ein PIM-System?

Ein PIM System sammelt, strukturiert, speichert und verteilt Produktinformationen – effizient und fehlerfrei. Per Datenimport gelangen die Daten dabei in das PIM System. Dies geschieht häufig durch die Übernahme von Daten aus ERP-Systemen, Lieferanten oder durch manuelle Eingabe. Sobald die Produktdaten im PIM verfügbar sind, können diese bearbeitet, übersetzt, attributiert und kategorisiert werden. Dabei werden die Informationen zu einem Produkt mehr und mehr um weitere wichtige Daten ergänzt. Man spricht dabei auch von einer Anreicherung der Produktdaten. Ganz wichtig ist die stetige Qualitätsprüfung der Daten – also eine Validierung der Daten. Dies geschieht durch vordefinierte Workflows und Prüfregeln. Somit wird die Korrektheit der Daten sichergestellt, doppelte Einträge bereinigt und fehlende Daten ergänzt. Nun stehen alle Produktdaten für die weitere Verwendung und Datenexport an Onlineshops, Kataloge, Marktplätze und Apps zur Verfügung. Die Vertriebs- und Marketingkanäle werden automatisiert mit den Daten aus dem PIM versorgt. Etwaige Änderungen werden im PIM System zentral vorgenommen und auf allen Kanälen synchronisiert. So wird durch das PIM eine einheitliche Datenbasis über alle Kanäle hinweg sichergestellt – für bessere Kundenerlebnisse und effizientere Prozesse.

Für welche Unternehmen eignet sich ein PIM System?

Bevor es an die konkrete Planung zur Einführung eines PIM Systems geht, sollte geprüft werden, ob sich ein PIM für das Unternehmen auch tatsächlich lohnt. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn es ein umfangreiches oder wachsendes Portfolio an Produkten gibt, deren Daten regelmäßig aktualisiert werden müssen. Müssen viele Vertriebskanäle mit Produktinformationen versorgt werden, die zudem auch konsistent und präzise sein müssen, kann ein PIM System diese Aufgabe erheblich erleichtern und vereinfachen. International tätige Unternehmen unterstützt das PIM dabei, die Produktinformationen in mehreren Sprachen vorzuhalten. Besonders stark können Branchen wie der E-Commerce, die Konsumgüterindustrie, der Großhandel und die Modebranche vom Einsatz eines PIM-Systems profitieren. Ebenso können kleinere Unternehmen mit wachsendem Sortiment durch ein PIM deutlich an Effizienz und Datenqualität gewinnen.

Was kostet ein PIM System?

Die Kosten für ein PIM System hängen stark vom gewählten Modell, dem Funktionsumfang und der Unternehmensgröße ab. Es werden drei gängige Modelle unterschieden: Open-Source-, Cloudbasierte SaaS- und Enterprise-Lösungen.

Open-Source-Lösungen sind kostenlos in der Anschaffung, aber sie sind mit technischem und finanziellem Aufwand für die Implementierung, Einrichtung und Wartung verbunden. Die Kosten von Cloudbasierte SaaS-Lösungen hängen von der Anzahl von Nutzern, den gewünschten Funktionen und dem Datenvolumen ab. Enterprise-Lösungen sind meist sehr teuer. Dafür enthalten diese Systeme viele erweiterte und sehr umfangreiche Features, bieten individuelle Schnittstellen und einen guten und schnellen Support und Kundenservice. Zusätzlich fallen bei allen drei Modellen Projektkosten für Implementierung, Schulungen und Anpassungen an – eine fundierte Planung ist daher unerlässlich.

Die Vorteile eines PIM Systems

Optimierung der Geschäftsprozesse

Ein PIM-System eliminiert redundante Datenhaltung und schafft eine zentrale Quelle für alle produktrelevanten Informationen. Über Schnittstellen (APIs) werden Daten automatisiert importiert, neutral gespeichert und angereichert. Massenbearbeitung und klare Workflows verbessern die Datenpflege und fördern die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Die strukturierte Datenablage spart Zeit bei Suche und Korrekturen – so können sich Mitarbeitende produktiveren Aufgaben widmen.

Alle Daten sind konsistent und korrekt

PIM-Systeme stellen sicher, dass Produktdaten in allen Medien – etwa für Print, Web oder Marktplätze – korrekt, aktuell und formatgerecht verfügbar sind. Unterschiedliche Anforderungen an Bilder, Texte oder technische Angaben lassen sich zentral und medienneutral steuern.

Zentrale Datenquelle

Statt verstreuter Informationen in ERP-, CMS- oder Vertriebsdatenbanken vereint ein PIM-System sämtliche Produktdaten an einem Ort. So sind Medien, Beschreibungen und technische Angaben synchronisiert und jederzeit abrufbar.

Höhere Datenqualität

Mit nur einer zentralen Datenpflegequelle sinkt das Fehlerrisiko erheblich. Integrierte Data-Quality-Tools erkennen Inkonsistenzen frühzeitig und ermöglichen eine systematische Datenveredelung – etwa durch Zusatzinformationen oder Kategorisierung.

Zielgerichtete Ausspielung über alle Kanäle

Ob Webshop, Katalog, Datenblatt oder Marktplatz: Ein PIM-System versorgt alle Ausgabekanäle automatisiert mit den passenden Inhalten – strukturiert, aktuell und ohne manuelle Zwischenschritte.

Schnellere Markteinführung

Dank zentraler Datenpflege und definierter Workflows lassen sich neue Produkte wesentlich schneller in den Markt bringen. Die sogenannte Time-to-Market reduziert sich deutlich – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Unternehmen, die ein PIM System eingeführt haben, stellten bereits innerhalb des ersten Jahres nach der Einführung eine signifikante Verbesserung der internen und externen Produktkommunikation fest.

“Diverse Studien gehen von einer Zeitersparnis von rund 30% für Unternehmen bei der Markteinführung neuer Produkte aus. “
So lautet eine wichtige Erkenntnis von Martin Baumgartner, Head of Sales and Consulting bei IANEO.

Verbesserte Customer Experience

Kunden profitieren von konsistenten und vollständigen Produktinformationen über alle Touchpoints hinweg. Das stärkt Vertrauen, verbessert die Beratung und führt zu einem reibungsloseren Einkaufserlebnis.

Höhere Conversion und Kundenbindung

Aktuelle, fehlerfreie Produktdaten steigern die Kaufwahrscheinlichkeit und stärken die Markenbindung. Unternehmen berichten nach Einführung eines PIM-Systems von spürbaren Verbesserungen bei Conversion-Raten und Kundenzufriedenheit.

Weniger Retouren

Fehlende oder ungenaue Produktinformationen sind eine häufige Ursache für Rücksendungen. Ein PIM-System senkt die Retourenquote nachweislich – durch transparente, verständliche und vollständige Produktdarstellung.

Fazit: Erfolgsfaktor PIM System

Der Einsatz eines PIM Systems unterstützt Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Es führt zu optimierten Geschäftsprozessen, indem eine zentrale Datenquelle geschaffen wird. Redundante Datenhaltung gehört dadurch der Vergangenheit an und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wird nachhaltig gestärkt und gefördert. In der Folge werden Ressourcen gespart und die Effizienz der Datenpflege deutlich verbessert. Die Markteinführung neuer Produkte kann durch die optimierten Workflows ebenfalls schneller erfolgen, was sich in Umsatzsteigerungen zeigt. Die verbesserte Qualität der Produktdaten stärkt zudem das Vertrauen der Kunden, verbessert die Conversion-Rate und lässt Zahl der Retouren deutlich sinken. Das PIM System trägt auch zu einer verbesserten Customer Experience bei, indem es eine personalisierte, konsistente und effiziente Kommunikation über alle Kanäle hinweg ermöglicht. Ein PIM System ist eine lohnende Investition in die Zukunftssicherheit eines jedes Unternehmens.