Ein Onlineshop soll im Großhandel mehr leisten, als Bestellungen entgegenzunehmen: Er soll den Vertrieb entlasten und Kunden den Einkauf erleichtern. Ob das gelingt, hängt maßgeblich davon ab, welche B2B-Funktionen die Plattform mitbringt und wie gut sie mit ERP, PIM und Co. zusammenspielt.
Mit Shopware lässt sich ein B2B-Portal aufbauen, das sich an die Abläufe und Anforderungen des Großhandels anpasst. In diesem Beitrag zeigen wir, welche Shopware-B2B-Funktionen besonders relevant sind und worauf es bei der Umsetzung ankommt.
Warum ein klassischer Onlineshop im Großhandel nicht reicht
Im B2C kauft meist eine Person zu einem sichtbaren Preis. Im Großhandel sieht das anders aus: Hinter einem Kundenkonto stehen oft mehrere Einkäufer, Freigabeberechtigte und Niederlassungen, jeweils mit eigenen Rechten, Budgets und Lieferadressen. Dazu kommen individuelle Preise, Mengenstaffeln und Angebote, die vor der Bestellung abgestimmt werden.
Kann der Shop diese Strukturen nicht abbilden, greifen Kunden wieder zu E-Mail und Telefon. Der Vertrieb erfasst Bestellungen dann doppelt und der Onlineshop entlastet kaum.
Diese Shopware-Funktionen sind für Großhändler besonders wichtig
Die Mehrheit der folgenden Funktionen gehört zu den B2B Components, die in den kommerziellen Shopware-Plänen enthalten sind. Welche Funktion ab welchem Plan verfügbar ist, sollte vor dem Projektstart geklärt werden.
- Firmenkonten und Berechtigungen: Mit den B2B Components lassen sich unter anderem Mitarbeiterkonten, Rollen und Organisationseinheiten anlegen. So wird festgelegt, wer bestellen darf, wer freigibt und welche Budgets oder Limits gelten. Das ersetzt gemeinsam genutzte Logins und Freigaben per E-Mail.
- Kundenspezifische Preise: Staffelpreise, Vertragskonditionen und Sortimente lassen sich nach dem Login individuell ausspielen. Führt das ERP die Preise, sollten sie per Schnittstelle in den Shop übertragen und nicht parallel von Hand gepflegt werden. So lassen sich Abweichungen zwischen Angebot, Bestellung und Rechnung reduzieren.
- Angebotsmanagement: Eingeloggte Einkäufer können direkt aus dem Warenkorb ein Angebot anfragen. Der Händler prüft Positionen und Mengen, passt das Angebot an, ergänzt etwa Rabatte oder Nachrichten und sendet es zurück. Nach der Annahme wird daraus eine Bestellung, ohne dass der Warenkorb neu befüllt werden muss. So bleiben Anfrage und Änderungen an einem Ort, statt in E-Mail-Verläufen verstreut zu sein.
- Schnellbestellung und Bestelllisten: Wer Artikelnummern und Mengen kennt, gibt sie direkt ein oder lädt sie per CSV hoch. Häufig benötigte Produkte lassen sich in Bestelllisten speichern und für regelmäßige Einkäufe wiederverwenden. Das erspart Einkäufern bei großen Bestellungen den Weg über einzelne Produktseiten.
- Automatisierte Workflows: Shopware ermöglicht es, Workflows zu hinterlegen, die durch ein Ereignis wie eine neue Bestellung starten. Je nach Bedingung folgen automatisch Aktionen, etwa eine E-Mail an den Vertrieb, ein Tag an der Bestellung oder eine Statusänderung. Das entlastet nachgelagerte Prozesse, weil Routineschritte nicht mehr von Hand angestoßen werden müssen.
Die Systemlandschaft entscheidet über den Erfolg
Die besten B2B-Funktionen helfen wenig, wenn die Daten dahinter nicht stimmen. Im Großhandel sind dafür vor allem zwei Systeme entscheidend: ERP und PIM.
- Das ERP liefert Kundenstammdaten, vereinbarte Preise, Bestände und Aufträge. Werden diese im Shop nicht aus dem ERP bezogen, müssen sie doppelt gepflegt werden, und Abweichungen zwischen Angebot, Bestellung und Rechnung sind vorprogrammiert. Ebenso wichtig ist der Rückweg: Bestellungen und Änderungen müssen sauber im ERP ankommen.
- Das PIM liefert, was Einkäufer für ihre Entscheidung brauchen: Beschreibungen, technische Merkmale und Bilder. Bei großen Sortimenten lässt sich das kaum noch von Hand im Shop pflegen. Gute PIM-Systeme prüfen zudem, ob Pflichtangaben vollständig sind, bevor ein Artikel erscheint.
Entscheidend ist, dass klar geregelt ist, welches System für welche Daten führend ist: Preise und Bestände im ERP, Produktinhalte im PIM. Je nach Projekt kommen ein CRM für Angebotsanfragen oder ein WMS für Lagerdaten hinzu.
Was Sie vor dem Projektstart klären sollten
Viele wichtige Entscheidungen fallen vor der Konfiguration. Prüfen Sie anhand realer Kunden und Sonderfälle:
- Wie sind Ihre Kundenkonten und Freigabeprozesse aufgebaut?
- Welches System ist bei Preisen und Beständen führend?
- Sind Preise direkt sichtbar, oder nur für Bestandskunden?
- Gibt es Rabattsysteme, die greifen sollen? (z. B. Staffelpreise, Bonussystem)
- Wird eine OCI-Schnittstelle zu einem SAP benötigt?
- Welche B2B Components und Erweiterungen benötigen Sie, und sind sie im gewählten Shopware-Plan enthalten?
Nicht jede Funktion muss zum Start live sein. Hilfreich ist, mit den Abläufen zu beginnen, die heute den meisten manuellen Aufwand verursachen, und das Portal von dort aus schrittweise auszubauen. Gemeinsam mit dem Vertrieb lässt sich schnell klären, welche das sind. Woran sich der Erfolg messen lässt, etwa an der Zahl der Bestellungen ohne manuelle Nacharbeit, sollte vorab festgelegt werden.
Erst die Prozesse, dann die Plattform
Shopware bietet Großhändlern viele Werkzeuge für ein leistungsfähiges B2B-Portal. Ob daraus ein Erfolg wird, hängt aber nicht nur von der Feature-Liste ab, sondern vor allem von sauberen Daten, klaren Verantwortlichkeiten und gut angebundenen Systemen. Wer diese Grundlagen vor dem Projektstart schafft, verlagert wiederkehrende Bestellungen wirklich in den Self-Service und gibt dem Vertrieb Zeit für Beratung und Sonderfälle.