Einführung eines PIM Systems

Ein Product Information Management (PIM) System unterstützt Unternehmen dabei, Produktdaten zentral zu bündeln und flexibel auf sich wandelnde Marktanforderungen zu reagieren. Vor diesem Hintergrund rückt die Einführung eines solchen Systems für viele Unternehmen zunehmend in den Fokus.

Bei der Einführung eines PIMs handelt es sich um ein ambitioniertes Projekt, das viele Herausforderungen bergen kann. Dem initialen Aufwand stehen jedoch langfristig zahlreiche Vorteile gegenüber, insbesondere im Hinblick auf Datenqualität und Effizienz.

Der Erfolg der Einführung hängt entscheidend davon ab, dass das Projekt umfassend von der ersten Idee bis zur finalen Umsetzung begleitet wird. Nicht zuletzt gilt es auch, Vorbehalte gegenüber dem neuen System frühzeitig zu adressieren. In der Praxis kann die Unterstützung durch einen erfahrenen Partner den Einführungsprozess erleichtern.

Dieser Beitrag gibt einen strukturierten Überblick über den gesamten Einführungsprozess eines PIM Systems von den strategischen Vorüberlegungen über die Systemauswahl bis hin zur Umsetzung und den Übergang in den Live-Betrieb.

Die Projektvorbereitung und -planung ist ein entscheidender Schritt bei der Umsetzung eines PIM-Projekts. Folgende Schritte gehören zu den Vorüberlegungen:

Herausforderungen und Ziele definieren

Die Zieldefinition im Vorfeld stellt sicher, dass die Einführung eines PIM Systems fokussiert von statten geht und Erfolge messbar werden. Um die Zieldefinition zu erleichtern, lohnt es sich, sich zuerst die Frage zu stellen: „Was sind die aktuellen Herausforderungen im Umgang mit Produktdaten?“. Zu den Herausforderungen können beispielsweise ineffiziente Prozesse bei der Datenpflege oder inkonsistente Datenqualität gehören. Darauf aufbauend, lassen sich im Anschluss konkrete Ziele formulieren. Die Antwort auf die Frage „Was soll das PIM jetzt und in Zukunft leisten?“ bildet die Entscheidungsgrundlage für den richtigen Dienstleister und das passende PIM System.

Stakeholder einbinden und Projektteam bilden

Sind die Ziele definiert und das Projekt grob umrissen, ist ein schlagkräftiges Projektteam erforderlich. Ein Projektleiter sollte die Gesamtverantwortung übernehmen und von Entscheidern aus den relevanten Fachabteilungen unterstützt werden. Eine frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder stellt sicher, dass Anforderungen vollständig erfasst werden und stärkt später die Akzeptanz für die PIM Software im Unternehmen.

Aktuelle Datenhaltung analysieren

In vielen Unternehmen liegen Produktdaten über mehrere Systeme, Abteilungen und Datenbanken verteilt, darunter ERP-Systeme, Excel-Tabellen, Content-Management-Systeme (CMS) oder spezifische Produktdatenbanken. Alle aktuellen Speicherorte sollten identifiziert werden und es sollte bewertet werden, welche Daten tatsächlich im PIM benötigt werden. Eine detaillierte Übersicht, welche Datenarten typischerweise in ein PIM gehören und welche nicht, sowie weiterführende Praxistipps, bietet unser Whitepaper zur Einführung eines PIM Systems.

Am Ende des Einführungsprojekts sollen konsolidierte, gut verwendbare Produktinformationen stehen. Ziel ist es, Produktdaten, die in verschiedenen Formaten und im Unternehmen verstreut vorliegen, zu zentralisieren und zu veredeln. Folgende Herausforderungen können dabei auftreten:

Übernahme der richtigen Daten

Als erstes muss dafür mit allen Stakeholdern im Unternehmen geklärt werden, wo welche Produktdaten liegen. Es geht im Kern darum, den Datenbestand zu sichten und sich zu fragen, ob und wenn ja welche Daten im PIM System tatsächlich benötigt werden. Holen Sie sich dabei unbedingt auch den Blick von außen. Ein erfahrener Dienstleister ist hier wie ein guter Umzugshelfer. Er kennt vergleichbare Projekte und bewahrt Sie vor typischen Fallstricken.

Erstellung einer sinnvollen Datenstruktur

Bei der Datenstruktur steckt der Teufel im Detail. Die Herausforderung: Ein Datenmodell muss detailliert in einem Projektplan geplant werden, bevor es im PIM umgesetzt wird. Je breiter das Sortiment, desto sorgfältiger muss diese Planung erfolgen.
Fehler in dieser Phase führen zwangsläufig zu großen Aufwänden und künftigen Korrekturen. Deshalb braucht es in diesem Projektschritt viel Erfahrung im Management und in der Strukturierung von Produktdaten. Spezialisierte Dienstleister mit entsprechender Expertise können Sie dabei optimal unterstützen.

Zeitaufwand für die Erstellung der Rohdaten

Die Qualität der (Roh-)Daten ist entscheidend für die reibungslose Übernahme in die PIM Datenbank. Unterschätzen Sie nicht den Zeitaufwand, der mit der ersten Aufbereitung bzw. der initialen Bereitstellung der Produktdaten verbunden ist.

Im Rahmen eines strukturierten Product Information Management werden produktbezogene Daten zentral erfasst und für unterschiedliche Kanäle bereitgestellt. Denkbare Arten von Produktdaten, die in der PIM Software verwaltet werden, sind z. B.:

• Artikel-, EAN- und Herstellernummern
• Produkttexte wie Artikelbeschreibungen, Lang- und Kurztexte, Produktbezeichnungen
• Sachmerkmale, die die Artikel technisch beschreiben
• Klassifizierungen, wie sie in der Industrie verwendet werden (ETIM , ECLASS, …)
• Medien wie Bilder, PDFs, Zusatzdokumente, Produkt- und Erklärfilme
• Artikelreferenzen wie Zubehöre und Ersatzteile
• diverse Kategorisierungen (z. B. Warengruppen), Navigationsstrukturen

Folgende Fragen sollten bei der Auswahl eines PIMs unter anderem gestellt werden:

Welche Ausgabekanäle soll das System befüllen?

Es zählt zu einer der wichtigsten Anforderung an eine PIM Software, Produktinformationen in verschiedene Kanäle zu verteilen. Dazu gehören etwa Onlineshops, Marktplätze, Kataloge oder Datenblätter. Bei der Planung sollten Sie nicht nur den aktuellen Bedarf, sondern auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigen. Neue digitale Touchpoints oder Serviceangebote wie Konfiguratoren benötigen ebenfalls konsistente Produktdaten. Das PIM System sollte daher flexibel genug sein, um mit wachsenden Anforderungen Schritt zu halten.

Tipp: Ein PIM System sollte die Ausleitungen in Austauschformate der Industrie und Klassifizierungsstandards wie z. B. BMEcat, ECLASS oder ETIM etc. standardmäßig umfassen.

Welche Stammdaten-Systeme müssen dauerhaft angebunden werden?

Ist im Unternehmen ein ERP System bzw. Warenwirtschaftssystem im Einsatz, bildet dies in der Regel eine verlässliche Quelle für kaufmännische Stammdaten.
Ein PIM ist als sinnvolle Ergänzung bzw. als marketingrelevante Erweiterung eines ERP zu sehen. Beide Systeme sollten in jedem Fall miteinander verbunden werden, um Automatismen zu schaffen, die bei der späteren Nutzung vollständiger Produktdaten große Synergien ermöglichen.

Welche Schnittstellen müssen zu anderen Systemen erstellt werden?

Sowohl auf Seiten der Datenquellen als auch bei der Ausleitung in verschiedene Kanäle sind leistungsfähige Schnittstellen zwischen dem PIM System und den angebundenen Lösungen erforderlich. Viele PIMs verfügen bereits standardmäßig über Schnittstellen zu gängigen Quell- und Ausleitungsmedien. Dennoch sollte im Vorfeld der Einführung geprüft werden, ob alle Systeme nahtlos angebunden werden können. Idealerweise ist der PIM-Anbieter zudem in der Lage, individuelle Schnittstellen zu realisieren und die Lösung passgenau in Ihre bestehende Systemlandschaft zu integrieren.

Befüllung und Datenpflege

Schon während der Anpassung des PIM Systems werden die Produktdaten konsolidiert. Alle bisherigen Datenquellen wie Papierarchive, Excel-Listen, eventuell selbst erstellte Datenbanken etc. werden in das PIM System überführt.
Wenn ein Unternehmen keine eigenen Datamanager hat, sollte es sich für diesen Prozessschritt unbedingt Hilfe von außen holen. Im idealen Fall bietet der PIM Anbieter einen entsprechenden Service an. Ist diese zeitlich nicht zu unterschätzende Arbeit durchgeführt, können die Produktmanager mit dem Einpflegen und Überprüfen der Daten beginnen.

Anbindung der Ausgabekanäle

Sobald die initiale Befüllung des PIM-Systems abgeschlossen ist, werden die Ausgabekanäle angebunden. Je nach Marketingstrategie und den zuvor gesetzten Schwerpunkten der Produktkommunikation können so sehr schnell sichtbare Ergebnisse erzielt werden.
So kann z. B. das Online-Shopsystem angebunden und in einer Testumgebung eine Befüllung mit den neuen Produktdaten erfolgen. In den DTP-Programmen können Templates für die automatisierte Printproduktion angelegt werden.

Das PIM geht in den Live Betrieb

Sind alle Produktdaten korrekt und waren alle Testings erfolgreich, kann das PIM System den Livebetrieb aufnehmen. Ab sofort laufen alle Daten nur noch in einer Produktdatenbank zusammen. Sowohl die Datenpflege als auch die Verwendung der Produktinformationen in den Ausgabemedien wird zentral gesteuert.

Die Einführung einesr PIM Software ist kein reines IT-Projekt, sondern auch ein organisatorischer Veränderungsprozess. In der Umsetzungsphase kommt es daher besonders auf transparente Kommunikation und klare Verantwortlichkeiten an. Nur wenn Ziele, Nutzen und Auswirkungen nachvollziehbar sind, entsteht Akzeptanz.

Historisch bedingt ist es in Unternehmen oft der Fall, dass Produktdaten von bestimmten Stakeholdern fest in Händen gehalten und ungern abgegeben werden. Hier ist es wichtig, die Vorteile neuer Prozesse deutlich zu machen: weniger Abstimmungsschleifen, höhere Datenqualität und mehr Effizienz. Ein PIM System ersetzt keine Mitarbeitenden, sondern schafft Struktur und Freiräume für wertschöpfende Aufgaben.

Tipp: Kommunizieren Sie frühzeitig, welchen konkreten Nutzen das PIM System für die einzelnen Rollen im Unternehmen bringt. Wer erkennt, dass das System die eigene Arbeit erleichtert statt gefährdet, wird vom Skeptiker zum Befürworter.

Geht das PIM System schließlich in die Nutzungsphase über, sollte es dauerhaft als strategisches Instrument verstanden werden. Produktdatenpflege und Produktkommunikation sind kontinuierliche Aufgaben, die Disziplin und intensive Betreuung erfordern. Wer davon ausgeht, dass mit der initialen Befüllung alle Arbeiten erledigt sind, verschenkt Potenzial.

Die konsequente Sicherung der Datenqualität bleibt während der Nutzungsphase zentral. Moderne PIM Software unterstütz dies durch Data Quality Manager (DQM) Module, die Produktdaten prüfen und Inkonsistenzen aufzeigen.

Die laufende Nutzung bietet die Chance, Prozesse kritisch zu hinterfragen und weiterzuentwickeln. Workflows, die in der Theorie sinnvoll erscheinen, erweisen sich im Alltag nicht immer als praktikabel. Wer diese im Zuge der PIM-Einführung überprüft und anpasst, kann Abläufe verschlanken, Ressourcen gezielter einsetzen und nachhaltige Synergien schaffen. So wird aus der Systemeinführung ein nachhaltiger Effizienzgewinn für das gesamte Unternehmen.

Die Einführung eines PIM Systems ist ein komplexes und ambitioniertes Projekt, das sich lohnt. Wer frühzeitig klare Ziele definiert, die aktuelle Datenlage sorgfältig analysiert und alle relevanten Stakeholder einbindet, legt den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung. Besonders wichtig ist ein erfahrener, interdisziplinäraufgestellter Partner, der das Projekt in allen Phasen begleitet. Mit einem PIM, das wirklich zu Ihnen passt, begegnen Sie den Markveränderungen wettbewerbsfähig und zukunftssicher.