Die Einführung eines Product Information Management (PIM) Systems ist für Unternehmen ein entscheidender Schritt zur Digitalisierung ihrer Vertriebs- und Marketingprozesse.
Ein PIM-System kann seine Stärken als zentrale Datenquelle („Single Source of Truth“) jedoch erst dann voll ausspielen, wenn die Produktdaten effizient und fehlerfrei in das System gelangen. Hier kommt dem Datenimport eine Schlüsselrolle zu. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Produktdaten in PIM-Systeme gelangen und was es zu beachten gilt.
Der Datenimport: Wie Produktdaten ins PIM gelangen
Unter dem Datenimport versteht man die strukturierte Übertragung von Produktinformationen aus internen Quellsystemen sowie die Integration von Datenlieferungen externer Partner (wie Lieferanten, Hersteller oder Einkaufsvereinigungen) in das PIM-System.
Statt Daten mühsam manuell einzupflegen, werden digitale Schnittstellen und Dateiformate genutzt, um bestehende Informationen automatisiert oder teilautomatisiert zusammenzuführen und für die weitere Veredelung bereitzustellen.
Typische Importdaten sind:
- ERP-Stammdaten (wie Artikelnummern, EAN, Maße, Gewichte und Logistikdaten)
- detaillierte Marketingtexte
- technische Merkmale (z.B. Länge, Breite, Höhe, Farbe oder Material)
- Übersetzungen
- Verweise auf Medienassets (Bilder, Videos, Datenblätter)
Nicht importiert werden hingegen in der Regel hochdynamische Transaktionsdaten. Informationen wie sekundengenaue Lagerbestände oder kundenindividuelle Live-Preise gehören nicht fest in ein PIM-System. Sie verbleiben im ERP-System oder der E-Commerce-Plattform und werden bei Bedarf in Echtzeit abgefragt, um das PIM-System schlank und performant zu halten.
Von Excel bis API: Unterstützte Formate und Import-Methoden
Ein leistungsfähiges PIM-System zeichnet sich dadurch aus, dass es unterschiedlichste Quellen und Formate nativ unterstützt. Dazu gehören etablierte Dateiformate wie CSV und Excel, strukturierte Formate wie XML (z. B. BMEcat) sowie moderne REST-APIs.
In der Praxis haben sich dabei zwei wesentliche Import-Methoden bewährt:
- Der automatische Abgleich: Hierbei werden bestehende Produktdaten kontinuierlich mit externen Systemen (z.B. ERP) synchronisiert. Änderungen in den Quellsystemen werden automatisch im PIM aktualisiert. Dies minimiert den Pflegeaufwand und reduziert das Risiko menschlicher Fehler erheblich.
- Der Batch-Import: Große Mengen an Produktdaten werden gesammelt und in einem einzigen, geplanten Prozess eingespielt. Dies ist besonders nützlich, wenn regelmäßig neue Produktkataloge oder aktualisierte Lieferantendaten verarbeitet werden müssen.
Worauf sollte man beim Import achten?
Entscheidend für den Projekterfolg ist die Flexibilität des sogenannten Import-Mappings. Da externe Lieferanten und interne Vorsysteme Daten selten in der exakt identischen Struktur liefern, sollte das PIM-System eine flexible Zuordnung der Struktur der Importdateien zu den internen PIM-Feldern ermöglichen.
Lässt sich diese Anpassbarkeit durch eigene Konfigurationen und ohne teuren Programmieraufwand von Dritten umsetzen, spart dies im laufenden Betrieb massiv Zeit und Kosten. Zudem gilt: Die Datenqualität sollte bereits am „Point of Entry“ geprüft werden, um eine saubere Datenbasis zu garantieren.
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Das Thema Datenimport ist nur eine von vielen Funktionen eines PIM-Systems. Neben dem reibungslosen Datenfluss spielen noch zahlreiche weitere Komponenten eine entscheidende Rolle bei der Systemauswahl.
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