Noch vor 40 Jahren hatten gedruckte Kataloge eine sehr große Verbreitung. Immerhin gab es damals noch kein Internet und somit kein E-Commerce, keinen Online-Handel und erst recht keine Online-Shops. Dennoch sind Produkt-Kataloge auch im digitalen Zeitalter noch längst nicht aus der Mode. Ganz im Gegenteil: gedruckte Kataloge sind nach wie vor ein beliebtes Medium, um Kunden wichtige Informationen zu Sortiment und Produkten zukommen zu lassen – nicht nur im B2C-Bereich sondern vor allem im B2B-Bereich sind Produkt-Kataloge auf Papier ein wichtiges Instrument zur Informationsbeschaffung und Grundlage von Kaufentscheidungen.
Was ist Printautomatisierung?
Printautomatisierung bezieht sich auf den Prozess der Automatisierung von Aufgaben im Zusammenhang mit dem Druck- und Publikationsprozess. Das bedeutet, dass Aufgaben wie das Erstellen von Druckvorlagen aufgrund einer Datenbasis (meistens handelt es sich dabei um Produktdaten), das Verwalten von Druckaufträgen, das Personalisieren von Druckmaterialien und ähnliche Tätigkeiten durch Software und digitale Technologien automatisiert werden.
Printautomation für Kataloge kann verschiedene Vorteile bieten, darunter eine schnellere Produktion, eine bessere Qualitätssicherung, eine höhere Konsistenz in den gedruckten Materialien und eine effizientere Nutzung von Ressourcen wie Papier und Tinte. Sie senkt die Kosten senken und minimiert menschliche Fehler.
Printautomatisierung kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden. Von der Massenproduktion für Werbematerialien über die personalisierte Kundenkommunikation bis hin zur automatisierten Erstellung von Büchern, Zeitschriften und Katalogen. Insgesamt trägt sie dazu bei, den Druckprozess effizienter, kostengünstiger und weniger arbeitsintensiv zu gestalten.
Welche Software für die Printautomatisierung?
Für Printautomatisierung gibt es eine Vielzahl von Softwarelösungen, die für verschiedene Aspekte des Druck- und Publikationsprozesses eingesetzt werden können. Vorwiegend wird für die Printautomatisierung sogenannte Desktop-Publishing-Software (auch DTP-Software genannt) eingesetzt, wie etwa die Adobe Creative Suite. Diese DTP-Software ist sicher die bekannteste, aber es gibt viele weitere auf dem Markt.
Es kann sich aber auch lohnen, statt auf eine DTP-Software auf eine individuell programmierte Software zu setzen. Langfristig lassen sich so die Lizenzkosten für DTP-Software deutlich reduzieren.
Insbesondere, wenn es um Produktkataloge geht, kann der Einsatz eines PIM-Systems von großem Nutzen sein. Damit werden die Produktdaten für den Katalog zentral verwaltet und vorgehalten. Beinhaltet das PIM-System originär eine Printengine, können die Daten schnell für die Ausleitung in einen Produktkatalog bereitgestellt werden.
Welche Dienstleistungen für Printautomation gibt es?
Manche PIM-Anbieter bieten Leistungen zur automatisierten Erstellung von Katalogen als SAAS-Lösung oder gesonderte Dienstleistung an. Dies hat den Vorteil, dass Unternehmen die Möglichkeiten der Printautomation nutzen können, ohne eine komplette PIM–Lösung einführen zu müssen. Dies stellt dann eine Alternative dar, wenn Unternehmen die Produktdaten ausschließlich für die Katalogproduktion nutzen und nicht anderweitig einsetzen möchten.
Dieser Lösungsweg kann aber auch eine sinnvolle Grundlage für nachgelagerte Nutzungsszenarien der Produktinformationen in anderen Medien sein, denn die Daten werden durch die Vorbereitung für die Printausleitung medienneutral und konsistent.
Wie kann ein PIM System Unternehmen bei der Printautomatisierung unterstützen?
Product Information Management (PIM) Systeme sind äußerst nützlich für die Printautomatisierung. Sie bieten eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Produktinformationen und stellen Daten für alle unternehmensrelevanten Kanäle zur Verfügung.
PIM Systeme ermöglichen es Unternehmen, alle Produktinformationen an einem Ort zu verwalten, der sog. Single Source of Truth. Dies umfasst Produktbeschreibungen, Bilder, Preise, technische Daten und mehr. Durch die zentrale Verwaltung können Inkonsistenzen und Datenredundanzen vermieden und zeitgleich die Datenqualität verbessert werden. Außerdem bietet ein PIM oft Funktionen zur automatisierten Datenerfassung aus verschiedenen Quellen wie ERP-Systemen, E-Commerce-Plattformen, Lieferantenportalen und Excel-Dateien. Dies spart Zeit und reduziert Fehler beim manuellen Erfassen von Daten. Mit einem PIM System lassen sich aus den verfügbaren Daten automatisch Produktkataloge erstellen, indem sie Produktinformationen aus der zentralen Datenbank extrahieren und in vordefinierte Layoutvorlagen einfügen. Dies ermöglicht die schnelle und effiziente Erstellung von maßgeschneiderten Katalogen für verschiedene Zielgruppen oder Vertriebskanäle. Auch die Erstellung von personalisierten Produktkatalogen ist möglich, indem im PIM relevante Produkte für bestimmte Kunden oder Zielgruppen ausgewählt und für den Katalog zusammenstellt werden. Darüber hinaus können diese Systeme Variantenmanagementfunktionen bieten, um automatisch verschiedene Produktvarianten zu verwalten und in den Katalogen zu präsentieren. Des Weiteren bieten viele PIM Systeme Integrationen mit Druck- und Publishing-Tools wie Adobe InDesign oder anderen Desktop-Publishing-Anwendungen. Dies ermöglicht eine nahtlose Übertragung von Produktinformationen aus dem PIM System in das Layoutdesign für Printmaterialien wie Kataloge, Broschüren und Datenblätter.
Durch die Integration von PIM-Systemen in den Printautomatisierungsprozess können Unternehmen die Effizienz steigern, die Datenqualität verbessern und die Time-to-Market für gedruckte Produktmaterialien verkürzen. Auch für Folge- und Sonderpublikationen können die Daten häufig ohne weiteren Korrekturprozess zur Verfügung gestellt werden. Bringt das PIM-System eine Software für Data Quality Management (DQM) mit, können Fehler im Datenbestand unter Umständen bis zur Fehlerquelle zurückverfolgt und so nachhaltig behoben werden.
Die Herstellungskosten für Kataloge minimieren sich durch Printautomation erheblich und die Kostenreduktion potenziert sich mit jeder Nutzung der Daten.
Manche PIM-Anbieter bieten maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen an, die lediglich die Funktionen der Printautomatisierung für sich nutzen möchten.
Was sind die Vorteile von Printautomatisierung?
Die Printautomatisierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die dazu beitragen können, den Druck- und Publikationsprozess effizienter, kostengünstiger und fehlerfreier zu gestalten.
Zeitersparnis: Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Unternehmen Zeit sparen, die sonst für manuelle Arbeitsabläufe benötigt würde. Dies ermöglicht eine schnellere Produktion von Druckmaterialien und verkürzt die Durchlaufzeiten für Druckaufträge.
Kosteneffizienz: Die Automatisierung von Druckprozessen kann zu Kosteneinsparungen führen, indem sie den Bedarf an manueller Arbeitskraft reduziert und den Einsatz von Ressourcen wie Papier, Tinte und Energie optimiert.
Höhere Konsistenz: Automatisierte Prozesse gewährleisten eine höhere Konsistenz und Genauigkeit in den gedruckten Materialien, da menschliche Fehler minimiert werden. Dies führt zu einer verbesserten Qualität und einem professionelleren Erscheinungsbild der Druckerzeugnisse.
Personalisierungsmöglichkeiten: Durch die Automatisierung können Unternehmen personalisierte Druckmaterialien in großem Umfang und mit minimalem manuellem Aufwand erstellen. Dies ermöglicht eine gezieltere Kundenansprache und trägt zur Steigerung der Kundenbindung und des Umsatzes bei.
Skalierbarkeit: Automatisierte Workflows sind oft skalierbar und können an sich ändernde Anforderungen und Produktionsvolumina angepasst werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf Nachfrageänderungen zu reagieren und ihr Geschäft auszubauen.
Verbesserte Fehlererkennung und -korrektur: Automatisierte Drucksysteme können Fehler in Druckvorlagen und -dateien frühzeitig erkennen und automatisch korrigieren oder Benutzer benachrichtigen. Dies reduziert die Anzahl von Korrekturschleifen. Die Qualität der gedruckten Materialien wird verbessert und Ausschuss erheblich reduziert.
Effizientere Workflows: Die Automatisierung ermöglicht es, Arbeitsabläufe zu optimieren und Engpässe zu beseitigen, indem sie Aufgaben sequenziert und automatisiert. Dies führt zu einer insgesamt effizienteren Nutzung von Ressourcen. Eine Steigerung der Produktivität ist zwangsläufig die Folge.
Die Printautomatisierung kann erheblich dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu stärken, indem sie Kosten senkt, die Qualität verbessert und die Flexibilität erhöht.
Was ist bei der Printautomatisierung zu beachten?
Bei der Printautomatisierung gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos verläuft und das Ergebnis den Erwartungen entspricht. Bevor Sie mit der Printautomatisierung beginnen, müssen klare Ziele und Erwartungen definiert werden. Stellen Sie sich Fragen wie zum Beispiel:
Welche spezifischen Aufgaben sollen automatisiert werden?
Welche Ergebnisse möchten Sie erreichen?
Indem Sie klare Ziele festlegen, können Sie sicherstellen, dass die Automatisierung den gewünschten Nutzen bringt. Zudem ist eine gründliche Analyse der bestehenden Druck- und Publikationsprozesse entscheidend, um herauszufinden, welche Aufgaben überhaupt automatisiert werden können und wo Engpässe oder Probleme auftreten. Die Identifizierung von Optimierungspotenzialen stellt sicher, dass die Automatisierung effektiv eingesetzt wird. Ebenso ist die Auswahl der richtigen Softwarelösung ist ein wichtiger Schritt bei der Printautomatisierung. Es sollte eine Software gewählt werden, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht und die sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur einfügt. Machen Sie sich mit den Funktionen, Kosten und Supportoptionen vertraut, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Bei der Automatisierung von Druckprozessen ist es wichtig, Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen zu beachten, insbesondere wenn es um die Verarbeitung sensibler Daten geht. Stellen Sie sicher, dass die gewählte Software robuste Sicherheitsfunktionen bietet und den geltenden Datenschutzrichtlinien entspricht.
Die Einführung neuer automatisierter Prozesse erfordert oft auch eine Schulung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die neuen Systeme effektiv nutzen können. Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an, damit sich Ihre Mitarbeiter mit der neuen Technologie vertraut machen und ihre Fähigkeiten entwickeln können. Die Anforderungen und Rahmenbedingungen für die Printautomatisierung können sich im Laufe der Zeit ändern, daher ist es wichtig, flexibel zu bleiben. Stellen Sie sicher, dass Ihre automatisierten Prozesse skalierbar und anpassungsfähig sind, um sich verändernden Anforderungen gerecht zu werden. Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung Ihrer automatisierten Druckprozesse und identifizieren Sie mögliche Verbesserungsmöglichkeiten. Durch kontinuierliche Optimierung können Sie sicherstellen, dass Ihre Printautomatisierung effektiv und effizient bleibt. Indem Sie diese Punkte berücksichtigen und einen sorgfältigen Planungs- und Implementierungsprozess durchführen, können Sie sicherstellen, dass die Printautomatisierung erfolgreich ist und die gewünschten Vorteile für Ihr Unternehmen bringt.
Was sind die Unterschiede zwischen halbautomatischer und vollautomatischer Printautomatisierung?
Halbautomatische und vollautomatische Printautomatisierung unterscheiden sich hauptsächlich in dem Grad der menschlichen Interaktion und Kontrolle, der in den Druck- und Publikationsprozessen vorhanden ist. Hier sind die Hauptunterschiede zwischen den beiden Ansätzen:
Halbautomatische Printautomatisierung:
Bei der halbautomatischen Printautomatisierung werden einige Teile des Druck- und Publikationsprozesses automatisiert, während andere manuell durchgeführt werden. Menschliche Intervention ist oft erforderlich, um bestimmte Aufgaben zu überwachen, zu steuern oder manuell durchzuführen Dies gilt insbesondere dann, wenn es um komplexe oder nicht standardisierte Aufgaben geht. Ein Beispiel für halbautomatische Automatisierung könnte die Verwendung von Vorlagen für Druckmaterialien sein, bei denen Benutzer bestimmte Variablen anpassen können, wie z. B. Texte, Bilder oder Farben, bevor sie gedruckt werden.
Vollautomatische Printautomatisierung:
Bei der vollautomatischen Printautomatisierung werden alle oder die meisten Aspekte des Druck- und Publikationsprozesses automatisiert. Eine menschliche Interaktion ist nicht erforderlich.
Automatisierte Systeme überwachen, steuern und führen den gesamten Prozess von der Druckvorstufe bis zur Druckproduktion durch. Dies basiert auf vordefinierten Regeln, Parametern und Algorithmen. Vollautomatische Systeme können komplexe Aufgaben wie die Personalisierung von Druckmaterialien, die Farbmanagement und -kalibrierung, die Überwachung von Druckqualität und vieles mehr ohne menschliche Eingriffe durchführen.
Die Wahl zwischen halbautomatischer und vollautomatischer Printautomatisierung hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Art der Druckaufträge, der verfügbaren Ressourcen, der gewünschten Flexibilität und der Komplexität der zu automatisierenden Aufgaben. Während halbautomatische Systeme mehr Flexibilität und Kontrolle bieten, können vollautomatische Systeme eine höhere Effizienz und Konsistenz bieten.
Wer kann bei der Printautomatisierung helfen?
Bei der Printautomatisierung können verschiedene Fachleute und Dienstleister Sie unterstützen, je nach den spezifischen Anforderungen und dem Umfang des Projekts. Einige der potenzielle Experten und Dienstleister sind:
IT-Experten: IT-Profis mit Erfahrung in Softwareentwicklung, Systemintegration und Workflow-Automatisierung können bei der Implementierung von Softwarelösungen zur Printautomatisierung helfen. Sie können maßgeschneiderte Lösungen entwickeln oder bestehende Software anpassen, um den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden.
Druck- und Medientechniker: Fachleute mit Erfahrung in der Druckindustrie können bei der Auswahl und Implementierung von Drucktechnologien und -systemen helfen, die für die Automatisierung von Druckprozessen erforderlich sind. Sie können auch bei der Optimierung von Druckworkflows und der Fehlerbehebung bei Druckproblemen unterstützen.
Softwareanbieter: Anbieter von Softwarelösungen für die Druckindustrie bieten oft Beratungsdienste und Support für die Implementierung ihrer Produkte an. Sie können bei der Auswahl der geeigneten Softwarelösung für die Printautomatisierung helfen und Schulungen für die Nutzung und Wartung der Software anbieten.
Berater für Geschäftsprozessoptimierung: Fachleute für Geschäftsprozessoptimierung können Unternehmen dabei unterstützen, ineffiziente Arbeitsabläufe zu identifizieren und zu verbessern, um die Printautomatisierung optimal zu nutzen. Sie können helfen, Prozesse zu analysieren, Schwachstellen zu identifizieren und Empfehlungen für die Automatisierung von Aufgaben zu geben.
Dienstleister für Druckvorstufe und -produktion: Spezialisierte Dienstleister können bei der Erstellung von Druckvorlagen, der Personalisierung von Druckmaterialien und anderen Aspekten der Druckvorstufe und -produktion helfen. Sie können auch Outsourcing-Services für bestimmte Druckaufgaben anbieten, um die Effizienz und Qualität zu verbessern.
Schulungsanbieter: Unternehmen bieten oft Schulungen und Zertifizierungsprogramme für die Nutzung von Softwarelösungen zur Printautomatisierung an. Diese Schulungen können Mitarbeitern helfen, die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse zu erwerben, um die Automatisierung erfolgreich umzusetzen und zu nutzen.
In vielen Fällen arbeiten diese verschiedenen Experten und Dienstleister zusammen, um maßgeschneiderte Lösungen für die Printautomatisierung zu entwickeln und zu implementieren, die den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens gerecht werden.