Ein ambitioniertes Projekt, das sich lohnt
Die Einführung eines PIM-Systems ist ohne Zweifel ein ambitioniertes Projekt, das viele Herausforderungen bergen kann. Der Aufwand lohnt aber in jedem Fall, denn am Ende überwiegen die Vorteile bei Weitem die initialen Anstrengungen.
Der Erfolg der Einführung eines PIM Systems hängt entscheidend davon ab, dass das Projekt möglichst umfassend von der ersten Idee bis zur endgültigen Umsetzung begleitet wird. Nicht zuletzt müssen auch Ängste vor dem neuen System genommen werden.
Dabei ist es immer von Vorteil, wenn Sie sich einen zuverlässigen Partner suchen, der Sie bei all diesen Prozessen mit seiner Erfahrung aus anderen Projekten unterstützt.
Die folgenden Ausführungen wollen Ihnen als Inspiration dienen. Sie sollen Hinweise dafür liefern, was Sie bei der Einführung eines PIM-Systems, das speziell auf ihr Unternehmen zugeschnitten ist, bedenken sollten.
Teil 1: VORÜBERLEGUNGEN BEI DER EINFÜHRUNG EINES PIM-SYSTEMS
Zieldefinition
Wie bei jedem Vorhaben ist die Zieldefinition des PIM Projektes eine wichtige Grundlage für alles, was folgen wird. Sind Ziele eindeutig geklärt, kann man fokussiert vorgehen und Erfolge tatsächlich messen. Definieren Sie also zunächst, was sie mit dem PIM-System erreichen wollen.
Bevor Sie mit den konkreten Planungen beginnen, stellen Sie sich folgende Frage:
Was genau sind die Gründe für Ihre Überlegungen in Richtung eines PIM-Systems?
Der Entschluss für die Einführung eines PIM Systems sollte gut begründet werden.
Soll damit der Arbeitsaufwand in einer bestimmten Abteilung reduziert werden? Muss die Qualität der Produktdaten verbessert oder
sollen die Produktdaten schneller die Kunden erreichen (Time-to-Market)? Steht das Unternehmen durch veränderte Marktbedingungen vor neuen Aufgaben hinsichtlich der Verwendung von Produktinformationen?
Dies dient der Definition der Ausgangslage und liefert wichtige Hinweise für die weitere Vorgehensweise.
Die Gründe für die Einführung eines PIM Systems werden später die Grundlage für die Messung der Zielerreichung und des Return on Investments (ROI) sein.
Nicht zuletzt ist die Antwort auf die Frage „Was soll das PIM jetzt und v. a. in Zukunft leisten?“ die Entscheidungsgrundlage für den richtigen Dienstleister und das für Ihr Vorhaben passende PIM-System.
Wer muss an der Einführung der neuen PIM Datenbank beteiligt werden?
Sind die Ziele geklärt und ist das Projekt in seinen Grundzügen beschrieben, braucht es ein umsetzungsstarkes Team. Ein Projektleiter sollte bestimmt werden, der die Gesamtverantwortung trägt. Ihm zur Seite sollten Entscheider aus den Fachabteilungen gestellt werden, die sowohl über Ressourcen als auch Budgets verfügen.
Jeder Stakeholder im Unternehmen sollte miteinbezogen werden. Es ist wichtig, dass alle ihren Input zum PIM Projekt geben können. Das stellt sicher, dass nichts vergessen wird und später tatsächlich alle Daten im PIM System ankommen und verwendet werden können.
Indem die Beteiligten frühzeitig die eigenen Vorteile erkennen, ist am Ende die Akzeptanz für die neue Software auf breiter Basis gegeben.
Wo liegen Herausforderungen im Bereich der Datenkonsolidierung und Produktdatenpflege?
Am Ende des PIM Projektes sollen konsolidierte, gut verwendbare Produktinformationen stehen.
Ein Ziel ist es, Produktdaten, die in verschiedenen Formaten und im Unternehmen verstreut vorliegen, zu zentralisieren. Die Veredelung dieser Daten ist ein weiteres Ziel.
a) Übernahme der richtigen Daten
Als erstes muss dafür mit allen Stakeholdern im Unternehmen geklärt werden, wo welche Produktdaten liegen und wie sie benötigt werden.
Es geht im Kern darum, den Datenbestand zu sichten und sich zu fragen, ob und wenn ja welche Daten im PIM System tatsächlich benötigt werden.
Denken Sie dabei an möglichst alle Arten von Produktdaten.
TIPP
Denkbare Arten von Produktdaten, die es hier zu verwalten gilt sind z. B.:
- Artikel-, EAN- und Herstellernummern
- Produkttexte wie Artikelbeschreibungen, Lang- und Kurztexte, Produktbezeichnungen
- Sachmerkmale, die die Artikel technisch beschreiben
- Klassifizierungen, wie sie in der Industrie verwendet werden (ETIM , eCl@ss, …)
- Medien wie Bilder, PDFs, Zusatzdokumente, Produkt- und Erklärfilme
- Artikelreferenzen wie Zubehöre und Ersatzteile
- diverse Kategorisierungen (z. B. Warengruppen), Navigationsstrukturen
Sie sollten sich hierfür auch die Sicht von außen einholen. Im Idealfall gibt Ihnen Ihr Dienstleister Hilfestellung. Einem Umzugshelfer vergleichbar berät er Sie und greift auf Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten zurück.
Der Dienstleister sollte Sie auf jeden Fall unterstützen, wenn es um die Übernahme von externen Daten geht. Beispiele für solche Daten sind z. B. die Produktdaten, die von Lieferanten kommen. Dasselbe gilt, wenn es um Daten geht, die aus internen Systemen stammen und regelmäßig abgeglichen werden sollen.
PRAXISBEISPIEL
Der Abgleich mit ERP-Daten erfolgt in regelmäßigen Abständen. Das muss auch nach Einführung des PIM Systems so bleiben, da das ERP fortwährend aktualisierte Daten (z. B. die Warenbestände oder auch Preise) an die Produktdatenbank liefern soll.
Im Gegensatz z. B. zu Produktdaten aus internen Excel-Sheets. Diese Daten werden nur einmal in das PIM übernommen. Diese Excellisten können nach der Einführung des PIM Systems verworfen werden, da die aus ihnen stammenden Daten später ausschließlich im PIM System gepflegt werden.
b) Erstellung einer sinnvollen Datenstruktur
Bei der Erstellung einer Datenstruktur steckt der Teufel im Detail. Die Herausforderung, die es hierbei zu bewältigen gilt, ist die detaillierte Planung in einem Projektplan, der einem Bauplan vergleichbar ist.
Das Datenmodell entsteht also zunächst auf dem Reißbrett, bevor es im PIM System zur Umsetzung kommt.
Je breiter das Sortiment, umso genauer muss diese Planung erfolgen.
Hierbei ist Sorgfalt das oberste Gebot.
Wenn an dieser Stelle Fehler gemacht werden, wird das zwangsläufig zu großen Aufwänden und künftigen Korrekturen führen.
In diesem Projektschritt braucht es deshalb viel Erfahrung im Management von Produktdaten und deren Strukturierung. Manche Dienstleister verfügen über entsprechende Experten im eigenen Haus und können Sie dadurch optimal unterstützen.
c) Zeitaufwand für die Erstellung der Rohdaten
Bedenken Sie, dass die Güte und die Qualität der (Roh-)Daten entscheidend für die reibungslose Übernahme in die PIM Datenbank sind. Sie sollten bei Ihren Überlegungen keinesfalls den Zeitaufwand unterschätzen, der mit der ersten Aufbereitung bzw. der initialen Bereitstellung der Produktdaten verbunden ist.
Das Gleiche gilt für die sich anschließenden Prozesse der Veredelung der Produktdaten.
TIPP
Denken Sie daran, dass die Daten und ihre Strukturen einerseits von unterschiedlichen Stakeholdern im Unternehmen kommen. Andererseits werden die Produktdaten später von unterschiedlichen Abteilungen gepflegt und genutzt. Deshalb müssen alle Beteiligten auch frühzeitig bei der Strukturierung der Daten eingebunden werden.
Für die Erstellung der tatsächlichen Daten-Struktur sollten Sie sich auch auf jeden Fall auf das Knowhow eines erfahrenen Datenspezialisten verlassen.
Im besten Fall erhalten Sie diese Beratung von Ihrem PIM-Anbieter.
Woher kommen die Daten für die initiale Befüllung?
In Ihrem Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Datenquellen.
Das können Excel-Dateien sein, die über die Jahre in Ihrem Unternehmen angelegt und weiterentwickelt wurden.
Es können auch Daten in internen Fremdsystemen sein. Denken Sie hierbei z. B. an die Daten aus der Warenwirtschaft.
Zuletzt gibt es auch externe Quellen. Das sind Produktinformationen von z. B. Herstellern, Lieferanten oder Verbänden.
Wenn diese Daten aktuell sind, sollten sie möglichst vollständig zu einer Erstbefüllung der PIM-Datenbank genutzt werden. Ihr zukünftiges PIM-System sollte eine Vielzahl von Importmöglichkeiten bieten. Ihr PIM-Anbieter wird Sie an dieser Stelle unterstützen, indem er die Daten automatisiert und softwaregestützt übernimmt.
Welche Ausgabekanäle soll das PIM-System befüllen?
Denken Sie in die Zukunft!
Jedes Unternehmen hat für seine Produktkommunikation individuelle Schwerpunkte. Diese sind meist in der Unternehmensgeschichte und vor allem in seiner Zielgruppe begründet.
Bei der Einführung eines PIM-Systems sollten Sie zukunftsweisend denken. Mit der voranschreitenden Digitalisierung werden sich die Schwerpunkte Ihrer Produktkommunikation möglicherweise ändern. Auch für zusätzliche Serviceangebote – wie zum Beispiel Konfiguratoren – werden Produktdaten benötigt. Achten Sie also darauf, dass das PIM System mit neuen Anforderungen und Ausleitungsmedien Schritt halten kann.
Die digitale Transformation hält überall Einzug, auch bei Ihren Handelspartnern. Deshalb werden sich in Zukunft die Anfragen Ihrer Partner und Kunden verändern. Diese werden von Ihnen Produktdaten erwarten, die bestimmten Vorgaben unterworfen und in den unterschiedlichsten Austauschformaten geliefert werden müssen. Das bedingt oftmals auch ganz unterschiedliche Anforderungen an die inhaltliche Zusammensetzung und Informationsdichte der übermittelten Daten.
TIPP
Ein PIM System sollte die Ausleitungen in Austauschformate der Industrie und Klassifizierungsstandards wie z. B. BMEcat, eCl@ss oder ETIM etc. standardmäßig umfassen.
Wo überall liegen Produktdaten, die über das PIM System verwaltet und verwendet werden sollen?
Oftmals liegen die Daten über Abteilungen hinweg verteilt und sind nie zuvor konsolidiert worden. Das Marketing hat Bilder und Texte, die Produktmanager halten die Hand über Artikelnummern und Varianten. Sortimentslogiken werden händisch zusammengefügt. Salopp ausgedrückt: Jede Abteilung kocht ihre eigene „Datensuppe“ und verfügt oftmals über eigene Insellösungen.
In der Regel müssen deshalb Daten aus verschiedenen Dateiformaten und mit einer sehr unterschiedlichen Güte zusammengeführt werden.
In manchen Abteilungen liegen unter Umständen noch Papierarchive mit Produktinformationen. Diese müssen – nach der Digitalisierung – eventuell genauso in die PIM Datenbank übernommen werden, wie Excel-Listen, .csv Dateien etc.
Welche Stammdaten-Systeme müssen dauerhaft angebunden werden?
Sofern im Unternehmen ein ERP System bzw. Warenwirtschaft im Einsatz ist, stellt dies eine verlässliche Quelle für alle denkbaren kaufmännischen Stammdaten dar.
Ein PIM ist als sinnvolle Ergänzung bzw. als marketingrelevante Erweiterung eines ERP zu sehen. Beide Systeme sollten auf jeden Fall miteinander verbunden werden. Das schafft Automatismen, die große Synergien bei der späteren Nutzung der vollständigen Produktdaten herbeiführen wird.
Welche Schnittstellen müssen zu anderen Systemen erstellt werden?
Sowohl auf Seiten der Datenquellen wie auf Seiten der Ausleitungen in unterschiedliche Medien braucht es Schnittstellen zwischen dem PIM-System und den anderen Lösungen.
Das PIM-System bringt oftmals von Haus aus bereits einige Standard-Schnittstellen zu gängigen Quell- und Ausleitungsmedien mit. Es sollte aber bereits vor der Einführung überprüft werden, dass alle Systeme nahtlos angebunden werden können.
Im besten Fall ist der PIM-Anbieter in der Lage, Schnittstellen zu schaffen und die PIM Lösung an andere Systeme individuell für Sie anzubinden.
Über IANEO
IANEO Solutions GmbH ist ein Zentrum für digitales Business. Seit über 20 Jahren gehören die Erstellung von PIM Systemen und die Organisation von Produktinformationen zu den Kernkompetenzen des Softwareunternehmens aus Saarbrücken – Friedrichsthal.